Organizar o Tempo: Dicas simples, para quem está Travado e Frustrado

Sente que tenta se planejar, organizar uma rotina ou mesmo um dia, mas nada funciona? Faz listas, começa empolgado e logo abandona tudo? Se isso acontece com você, saiba que a dificuldade em organizar o tempo é mais comum do que parece e não significa falta de disciplina ou de capacidade.

Neste artigo vou passar algumas ideias sobre como organizar o tempo mesmo estando travado, com algumas dicas práticas que já realizei e vi que funcionam.

Não precisa organizar tudo de uma vez!

Um dos maiores erros que cometemos ao tentar organizar o tempo é querer planejar dias, semanas ou meses inteiros de uma só vez. Isso gera sobrecarga mental e bloqueio. Quando vamos cumprir qualquer atividade temos que dividir em partes menores, "fracionar a dificuldade", de modo que o nosso cérebro se depare com "pequenos problemas", ao invés de se deparar sempre com o monstro do planejamento. Tente organizar apenas o dia de hoje. Pergunte-se: “O que precisa acontecer hoje para o dia valer a pena?” Meu treino de academia é minha maior prioridade, passear com meu cachorro, conversar por 15 minutos com minha esposa e melhorar meu relacionamento? Escolha uma tarefa importante hoje. Crie o espaço pra ela e execute até conseguir realizar sem grande esforço, "no automático". Isso vai ser um hábito!

Tire todas as tarefas da cabeça

Nosso cérebro, apesar da grande capacidade que tem, não é feito somente para decorar as coisas. Somos muito bons em tomar decisões, em gerar soluções. Mas não preciso decorar toda a sequência de atividades que vou executar num dia. Isso causa cansaço mental e sensação constante de atraso. Uma ótima forma de fazer isso é anotar o que está pendente, apenas escrever, sem ordem de prioridade ou definição de como ou quando realizar, apenas tirar da mente. Pode ser num caderninho, agenda ou mesmo no celular. Apenas tente esvaziar a mente. Só em fazer isso você já vai sentir um alívio mental e um certo relaxamento. Como se tudo estivesse mais seguro, apenas por não estar mais dependendo de você lembrar. Após isso você vai se debruçar sobre cada tarefa e identificar prioridades e como vai realizar cada coisa.

Defina apenas uma prioridade principal

A disponibilidade de tempo sempre vai ser menor que a necessidade que temos de coisas a realizar. As pendências sempre vão superar a nossa disponibilidade (de dinheiro, de tempo, de ajuda, de tudo). Se você está travado, tentar dar conta de muitas tarefas só piora a situação, gera mais estresse e ansiedade e, por fim, frustração e a sensação de incompetência. Escolha uma única prioridade real para o dia.

Uma tarefa que seja, para você:

• importante (cuidar do corpo, ler um livro, ajudar uma pessoa);

• possível de executar (você não pode salvar o mundo);

• capaz de trazer sensação de progresso (não tem como escrever um livro em um dia, leva tempo); e

• que gera algum resultado tangível no seu dia (organizar os enfeites de Natal é importante, mas não em janeiro!)

Busque fazer o que mais importa, para aquele dia!

Blocos curtos

Você acha que consegue empreender um ritmo mais forte e constante em um tiro curto ou em uma corrida longa, tipo maratona? A resposta é fácil, o ritmo mais intenso é quando sabemos que o "sofrimento" vai durar menos tempo. É como correr na areia quente da praia indo em direção à água do mar, você não se importa muito com os pés estarem queimando, você simplesmente continua, porque sabe que já vai chegar na água gelada (ou quentinha, se você estiver nas praias incríveis do Nordeste). Você não precisa de horas a fio para começar a se organizar. Trabalhar com blocos de 20 a 30 minutos é suficiente para gerar um avanço real.

Mas e como?

• escolha a tarefa que vai fazer (arrumar a cama após acordar, por exemplo);

• ajuste um cronômetro ou apenas olhe pro relógio para começar a contar o tempo;

• mantenha arrumando as coisas, fazendo a cama, dobrando roupas ou guardando as coisas no lugar, até o tempo acabar; e

• faça uma pausa curta. Se a tarefa completa tiver sido concluída, olhe nas suas anotações a próxima tarefa, sem pensar muito sobre o que poderia fazer e comece a se organizar para ela.

Essa forma de agir reduz as chances de procrastinar e ajuda quem tem dificuldade de foco.

Planeje o dia seguinte

Antes de encerrar o dia, reserve alguns minutos para verificar, daquilo que foi anotado, o que ficou pendente e aquilo que você conseguiu realizar. 

Sobre o que ficou pendente, verifique se é realmente importante e anote como prioridade para o dia seguinte.

Muito importante! Valorize o seu progresso, observe com calma as tarefas que você conseguiu concluir e se dê o crédito, você vai ver que é mais capaz do que imagina, com os devidos ajustes.

Fazendo essa verificação do que foi feito e do que ficou pendente, no dia anterior, você ganha reduzindo a ansiedade sem saber como vai ser o dia seguinte e ainda dorme com a sensação boa de ter tido sucesso durante o dia. E lembre, cada tarefa concluída é um gol para você: acordei na hora que EU disse que ia acordar, ponto pra mim; levantei e arrumei a minha cama, porque EU defini que isso era importante, outro ponto para mim. No meio do dia a sensação de relaxamento já é tão grande (porque você está ganhando de lavada) que as coisas fluem muito mais naturalmente!

Por fim, organização do tempo é alívio, não pressão

Organizar o tempo não serve para gerar mais estresse, para te colocar contra a parede ou deixar desconfortável. Pelo contrário, o objetivo é reduzir o peso mental e trazer mais clareza para uma mente que, muitas vezes, se vê perdida em meio a tantas ideias, tantos desejos e aspirações e que congela, sem saber por onde começar.

Se você se identifica com algo do que foi dito até aqui, lembre-se:

• não busque perfeição, ela não vai vir nunca (e no começo ela está mais distante do que tudo);

• ajuste o método à sua rotina. De tudo que foi falado aqui, busque analogias ou paralelos em relação ao que você costuma realizar durante o seu dia e tire as lições que possam te ajudar; e

• constância é mais importante que motivação. Motivação você não tem todos os dias e nem precisa! Se você criar o hábito, as coisas vão acontecer naturalmente, estando motivado ou não. 

Aprender como organizar o tempo é um processo, demanda algumas tentativas (e erros). Pequenos esforços, feitos conscientemente e regularmente, geram resultados muito mais sólidos do que tentativas radicais, que não se sustentam mais que poucos dias.

Comece simples. Comece hoje. Não precisa organizar tudo. Quer começar a treinar, por exemplo? Comece a treinar, somente. Deixa aulas de francês, aprender física e começar a nova faculdade para um pouco mais pra frente. Começa a treinar. Depois... vai pra o próximo hábito!

A organização nasce da ação, não do plano perfeito. Boa sorte e, se você chegou até aqui, espero ter te ajudado, de verdade!